Personuppgiftspolicy

Denna informationstext beskriver hur föreningen behandlar dina personuppgifter. Vi respekterar din rätt till integritet och vi är måna om att följa gällande regler för dataskydd och skydda dina rättigheter. Vi vill se till att du är medveten om vilka typer av information vi samlar in från dig, hur denna information används och hur vi skyddar den.

Personuppgiftsansvarig

Arkeion – Föreningen för arkiv och informationsförvaltning

Hur behandlar vi dina personuppgifter

1. När du ansöker om medlemskap i föreningen samlar vi in kontaktinformation från dig, så som namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Dessa uppgifter används för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig (avtal), så som ge dig medlemsservice, hantera medlemsrabatter vid bokningar till föreningsaktiviteter, tidskrifter, information, exempelvis skicka ut nyhetsbrev, levererera beställda produkter  och övrig verksamhet enligt föreningens stadgar och beslutade medlemsförmåner. Dessa uppgifter sparas så länge du är medlem i föreningen och därefter maximalt ett år såvida det inte kvarstår några fordringar (berättigat intresse att hantera påminnelser och kunna värva tillbaka dig som medlem). För att uppnå detta kan dina uppgifter behöva lämnas till föreningens personuppgiftsbiträden.
2. Kallelser och information, den enskilde mottagaren ser endast sitt eget namn som mottagaren genom att vi använder Föreningshusets lösning för e-postutskick. Styrelsens ledamöter har en officiell fai-epost adress för att lättare kunna skilja föreningsmail från jobbmail och privat mail.
3. Frågor, yrkanden, ansökningar, nomineringar och andra förslag till styrelsen, arbetsgrupper och till årsmöten sparas tills ärendet behandlats, men även till nästkommande årsmöte för uppföljning eller längre om ärendet får konsekvenser. Skriftlig kommunikation mellan styrelsemedlemmar kasseras när ärendet är avklarat.
4. Vid bokningar till föreningsaktiviteter ber vi dig att meddela eventuella matallergier. Dessa uppgifter används för att kunna hantera matbeställningar vid våra arrangemang och sparas inte längre än nödvändigt.
5. Uppgifter om talare vid våra konferenser, temadagar och arkivcaféer. Namn, kontaktuppgifter och adressuppgifter till personer som har bidragit eller kan komma att bidra vid föreningens arrangemang sparas den tid som behov finns samt för eventuell ersättning vid resor  och i viss mån för att dokumentera vår verksamhet
6. Deltagarlistor till föreningsaktiviteter som innehåller ditt namn och din organisation kommer att spridas till andra deltagare om du medger detta vid bokningen. Syftet är att underlätta nätverkande enligt föreningens stadgar.
7. Vid våra arrangemang har vi ibland utställare som efterfrågar e-post adresser till deltagare för att i efterhand kunna skicka erbjudanden och information. Vårt bokningssystem innehåller en information och kryssruta där du kan lämna ditt medgivande.
8. Fotografering. Vi tar ibland bilder och filmar på våra konferenser. Bilderna och filmerna kan kommat att användas i trycksaker och på webben. Som deltagare har du rätt att göra invändningar.
9. Enligt vår medlemsmodell samlar vi in uppgifter från organisationer om associerade medlemmar. Syftet  är att kunna hantera medlemsrabatter och namnbrickor vid bokningar till föreningsaktiviter.
10. Vid beställningar av produkter och bokningar av föreningsaktiviteter kan vi be dig ange faktureringsadress. Dina uppgifter sparas för att föreningen ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot gällande lagstiftning, exempelvis Bokföringslagen.
11. Som medlem i föreningen får du tidskriften Arkiv och inför varje nummer (en gång i kvartalet) överförs uppdaterade adressuppgifter till prenumerationsregistret hos Föreningen Svensk Arkivtidskrift.
12. Som pristagare till Arkeion-priset och mottagare av stipendier finns dina namnuppgifter på vår webbplats och i våra styrelsehandlingar, ett berättigat intresse att hantera priser och stipendier.
13. Som styrelse och funktionär i föreningen finns din bild och dina namnuppgifter på vår webbplats och namn förekommer i våra styrelsehandlingar, ett berättigat intresse av ditt engagemang i föreningen.
14. Dina uppgifter kan även komma att sparas i föreningens arkiv, för framtida vetenskapliga eller historiska forskningsändamål.