Hem » Stadgar

Stadgar för Arkeion – Föreningen för arkiv och informationsförvaltning

Stadgar som gäller från och med den 1 januari 2024. Antagna vid årsmöte den 21 april 2023 och bekräftade vid extra årsmöte den 25 augusti 2023.

1§ Föreningens ändamål

Arkeion – Föreningen för arkiv och informationsförvaltning är en ideell förening som är partipolitiskt och religiöst obunden.

Arkeion – Föreningen för arkiv och informationsförvaltning är en samlad röst i Sverige för alla som arbetar med, eller är intresserade av, arkiv- och informationsförvaltning. Vi värnar om arkivens roll i samhället och om bevarandet av det kollektiva minnet. Föreningen:

arbetar för att professionen ska bli starkare och tydligare i relation till omvärlden. Vi är en naturlig samverkanspart i viktiga frågor, nationellt, internationellt, geografiskt och sektorsvis.
är en tydlig och självklar part för andra att samverka och samarbeta med. Vi vill driva utvecklingen inom arkiv- och informationsförvaltning.
omfattar hela Sverige geografiskt, såväl städer som landsbygd och har ett tätt och löpande utbyte mellan styrelsen och medlemmarna genom olika typer av aktiviteter.

2§ Medlemskap

Medlemskapet kan innehas av såväl fysisk som juridisk person, som ställer sig bakom föreningens ändamål och betalar medlemsavgiften.

Föreningen får ta ut olika medlemsavgifter för skilda medlemskategorier. Årsmötet fattar beslut om medlemsavgifternas storlek för följande kalenderår. Medlemsavgift gäller fram till årsskifte.

Vid årsmötet kan person som har förtjänstfullt främjat föreningens syfte utses till hedersledamot och hedersledamot är befriad från medlemsavgift.

Styrelsen kan utesluta medlem om det finns särskilda skäl.

3§ Organisation

Föreningens högsta beslutande organ är årsmötet. Föreningens verksamhets och räkenskapsår är kalenderår.

Föreningens verkställande organ är styrelsen.

Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare och kassör. Styrelsen utser de ombud, arbetsgrupper, arbetsutskott och nätverk som den finner nödvändiga, till exempel ombud till Föreningen Svensk Arkivtidskrift.

Styrelsen är beslutsmässig när minst hälften av ledamöterna är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet och vid lika röstantal har sittande ordförande utslagsröst.

Över styrelsens och arbetsutskottens sammanträden ska föras protokoll, varav besluten framgår.

4§ Årsmöte

Arkeion – Föreningen för arkiv och informationsförvaltning ska hålla ordinarie årsmöte före utgången av mars månad varje år. Styrelsen meddelar datum åtta veckor innan årsmötet.

Sex veckor innan årsmötet ska förslag ha inkommit från medlem till styrelsen. Styrelsen yttrar sig över förslag till årsmötet. Styrelsen ska fyra veckor i förväg skicka kallelse till ordinarie årsmöte och tillgängliggöra årsmöteshandlingar.

Handlingar som ska tillgängliggöras är verksamhetsberättelse, ekonomisk redogörelse, valberedningens förslag, förslag på medlemsavgift, inkomna förslag från medlem tillsammans med yttrande från styrelsen. Revisionsberättelsen ska kompletteras senast en vecka före årsmötet.

Enklare inkomna förslag kan tas upp direkt på årsmötet om årsmötet så beslutar. Styrelseledamot har inte rösträtt i frågan om styrelsens ansvarsfrihet.

Röstberättigad vid årsmötet är medlem som betalat medlemsavgift. Den som företräder juridisk person ska kunna uppvisa en fullmakt.

Vid årsmöte har varje närvarande medlem en röst. Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika antal röster avgör årsmötesordförande. Årsmötesbeslut fattas genom acklamation eller om medlem begär det handuppräckning alternativt sluten omröstning.

Årsmötet väljer ordförande med en mandatperiod på ett år, övriga styrelseledamöter på två år. Årsmötet har rätt att göra fyllnadsval till styrelsen.

Styrelsen ska bestå av ordförande, samt därutöver minst 9 ledamöter och högst 16 ledamöter.

Årsmötet väljer två revisorer och två revisorssuppleanter som ska granska föreningens räkenskaper och styrelsens förvaltning samt avge berättelse över granskningen, på två år.

Årsmötet utser valberedning bestående av tre ledamöter, varav en sammankallande, på två år. Årsmötet utser eventuell ersättningskommitté.
Vid årsmöte skall följande ärenden vara angivna på föredragningslistan:

Mötets öppnande.
Val av mötesordförande och sekreterare vid årsmötet.
Val av två justeringspersoner tillika rösträknare, som jämte ordförande ska justera årsmötets

protokoll.
Frågan om mötets behöriga utlysande samt justering av röstlängd.
Fastställande av föredragningslista.
Styrelsens verksamhetsberättelse.
Revisorernas berättelse för det senaste kalenderåret.
Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen.
Fastställande av balans-och resultaträkning.
Fastställande av eventuellt arvode.
Val av föreningens ordförande.
Val av övriga styrelseledamöter.
Val av revisorer och revisorssuppleanter.
Val av valberedning.
Val av eventuell ersättningskommitté.
Fastställande av följande års medlemsavgifter.
Styrelsens förslag på verksamhetsinriktning och budget för kommande år.
Eventuella förslag från styrelsen eller medlemmarna.
Övriga frågor.
Mötets avslutande.

Extra årsmöte ska hållas inom åtta veckor när styrelsen finner det nödvändigt eller när minst en fjärdedel av medlemmarna så begär. Kallelse till extra årsmöte skickas ut fyra veckor innan mötet. Extra årsmöte behandlar de ärenden som är anledning till det extra årsmötet.

5§ Firmatecknare

Föreningens styrelse utser vilka som tecknar föreningens firma.

6§ Stadgeändring och upplösning

Ändringar av föreningens stadgar eller upplösning av föreningen kräver beslut på två av varandra efterföljande årsmöten, varav ett ska vara ordinarie. Vid upplösning beslutar årsmötet hur föreningens tillgångar ska användas samt hur föreningens arkiv ska hanteras.