Kvalitet och mognad
Ett bevingat uttryck är: ”Förtroende är bra, kontroll är bättre”. Så kan du också se på ditt digitala arkiv. Att kontrollera hur det står till med exempelvis kvalitet och mognad i ditt digitala arkiv är bättre än att lita på att allt nog är i sin ordning.
Det finns olika sätt att kontrollera ditt digitala arkiv gällande kvalitet och mognad. Och då menar jag inte bara tekniken. Tänk också på organisation, policy och processer. Det finns verktyg för detta, såsom mognadsmodeller (maturity models) och certifiering. För denna blogg vill jag nämna ett verktyg från båda kategorierna och förklara deras inbördes samband. För de hänger ihop: certifiering är ofta en ögonblicksbild, och genom en mognadsmodell kan du koppla detta till fortlöpande förbättring.
CoreTrustSeal och DPC RAM
Så är det till exempel också med CoreTrustSeal-certifiering och DPC RAM-mognadsmätning. CoreTrustSeal erbjuder certifiering av ditt digitala arkiv på basnivå. Med hjälp av 16 krav (requirements) visar du som sökande hur det står till med ditt digitala arkiv. Två (anonyma) granskare kontrollerar din ansökan. Kraven varierar från mission (Mission & Scope) till bevaringsplan (Preservation plan) och från etik (Legal & Ethical) till informationssäkerhet (Security). För mer om CoreTrustSeal, se: https://www.coretrustseal.org/.
DPC RAM är en förkortning för Digital Preservation Coalition Rapid Assessment Model. Det är en modell som syftar till att, oberoende av specifika lösningar eller strategier, snabbt fastställa kompetensnivån för en organisations digitala bevarande (“rapid assessment of an organization’s digital preservation capability whilst remaining agnostic to solutions and strategy”). Det digitala bevarandet är ofta inriktat på det digitala arkivet. Via det praktiska kalkylarket från DPC RAM kan du fastställa kompetensnivån för dagens situation och en önskad framtida situation. Därefter vet du vilket eventuellt ”gap” som finns mellan var du står nu och vart du vill nå. Så att du kan börja täppa till det gapet. Även DPC RAM begränsar sig inte till det tekniska. Du får frågor om din organisation (från exempelvis policy och strategi till deltagande i gemenskapen) och tjänster (från till exempel förvärv till åtkomst). För mer om DPC RAM, se https://www.dpconline.org/digipres/implement-digipres/dpc-ram.
Fortlöpande förbättring
Efter en lyckad CoreTrustSeal-ansökan är din certifiering giltig i tre år. Därefter kan du förnya ditt certifikat. CoreTrustSeal förväntar fortlöpande förbättring över tid (“CoreTrustSeal certification has an expectation of continuous improvement over time.”). Men CoreTrustSeal föreskriver inte hur du ska göra detta. Där kan du till exempel använda DPC RAM.
Visualiserat i ord: DPC RAM kan leverera planen för din Plan-Do-Check-Act-cykel (PDCA) för digitalt bevarande. Du bestämmer vad du vill förbättra under den kommande perioden (Plan), börjar arbeta med det (Do), utvärderar resultaten (Check) och ser vad som kan göras bättre i nästa omgång (Act). Var tredje år använder du informationen från denna PDCA-cykel för omcertifiering, varje gång på en lite högre nivå.
Vid Nationaal Archief arbetar vi också med en sådan cykel. Vi erhöll 2019 och 2024 CoreTrustSeal för vårt e-Depot. Under tiden har vi som team för Bevarande fastställt mognaden i vårt digitala bevarande med hjälp av DPC RAM. En iakttagelse var att vi som team hade låga poäng vad gäller juridisk kunskap och erfarenhet – vi är ju inga jurister. Men på andra håll inom Nationaal Archief finns den kunskapen och erfarenheten. Det lärde oss omedelbart att vi måste fylla i DPC RAM tillsammans med representanter från alla organisatoriska delar för att få en bättre helhetsbild. Det ska vi göra. Därmed arbetar vi mot kvalitetsstyrning för digitalt bevarande i och runt vårt e-Depot, baserat på internationella normer och standarder.
Inbördes samband
För att göra allt ännu lite mer konkret har jag för skojs skull kopplat DPC RAM:s kompetenser till CoreTrustSeal-kraven. Det är därmed inte sanningen – skapa gärna din egen koppling – men det kan hjälpa dig att förstå det inbördes sambandet och hur DPC RAM-information kan ge näring åt din CoreTrustSeal-ansökan.
| Kompetenser från DPC RAM | Krav från CoreTrustSeal |
|---|---|
| Organisatoriska färdigheter | |
| Organisatorisk livskraft | R01 Mission/Scope R03 Continuity of access |
| Policy och strategi | R01 Mission/Scope R05 Governance & Resources |
| Rättslig grund och etik | R01 Mission/Scope R02 Rights Management R04 Confidentiality/Ethics |
| IT-färdigheter | R11 Workflows R14 Storage & Integrity R15 Technical Infrastructure R16 Security |
| Kontinuerlig förbättring | R05 Governance & Resources R10 Quality Assurance |
| Community | R06 Expertise & Guidance |
| Funktionella färdigheter | |
| Förvärv, överföring och ingest | R07 Provenance & Authenticity R08 Deposit, Appraisal & Accessibility |
| Bevarande av bitströmmen | R09 Preservation plan |
| Funktionellt bevarande | R09 Preservation plan |
| Metadatahantering | R02 Rights Management R07 Provenance & Authenticity |
| Sökbarhet och åtkomst | R12 Discovery & Identification |
Avslutningsvis
Hur tänker du kring och arbetar du med fortlöpande förbättring av det digitala bevarandet i och runt ditt digitala arkiv? Vilka verktyg använder du, och hur hänger de enligt dig ihop? Jag är nyfiken på vad vi kan lära av varandra. Din respons är varmt välkommen. Ta gärna kontakt med mig, se nedan.
Om artikeln och författaren
Den ursprungliga artikeln publicerades på nederländska KIA Community. Författaren är Remco van Veenendaal, Digital Preservation Officer och tillförordnad teamledare Kunskap och Rådgivning vid Nationaal Archief i Haag. Den svenska översättningen är gjord av Caspar Almalander.
För frågor, tankar eller synpunkter är du välkommen att kontakta Remco via e‑post.