En ny promemoria från eSam lyfter en fråga som länge sysselsatt arkivarier, registratorer och jurister: behöver handlingar som delas och bearbetas i myndighetsgemensamma samarbetsytor alltid betraktas som allmänna? Svaret är mer nyanserat än många anat — och rapporten tydliggör var gränserna faktiskt går.
Osjälvständig ställning kan göra handlingar icke-allmänna
I den nyligen publicerade promemorian Handlingar på myndighetsgemensamma samarbetsytor – finns situationer när de inte utgör allmänna handlingar? analyserar eSam en växande praktisk fråga: hur ska handlingars status bedömas när flera myndigheter arbetar tillsammans på digitala ytor?
Huvudprincipen enligt tryckfrihetsförordningen (TF) är tydlig: handlingar som förvaras hos en myndighet och antingen kommer in eller upprättas där är i regel allmänna. Det gäller även när myndigheter samarbetar över organisatoriska gränser. Men eSams analys visar att det finns specifika situationer där detta inte gäller.
Intern beredning – även över myndighetsgränser
Rapporten påminner om lagstiftarens avsikt: handlingar som ingår i intern beredning ska inte vara allmänna. Det gäller även i vissa former av myndighetssamarbete. En central faktor är om de deltagande tjänstemännen anses ha en osjälvständig ställning i förhållande till den myndighet eller kommitté som leder arbetet.
Det innebär att om en arbetsgrupp är formellt knuten till en huvudmyndighet — till exempel genom ett regeringsuppdrag där personer från andra myndigheter ingår — kan handlingar som skapas, redigeras eller kommenteras inom gruppens arbete ses som interna. Då betraktas de inte som inkomna eller upprättade i juridisk mening bara för att de delas mellan deltagarna.
Gemensamt arbete – men inte alltid gemensam handlingsoffentlighet
Promemorian beskriver även situationer där flera myndigheters representanter arbetar så sammanflätat att samarbetet närmast utgör en egen myndighet, exempelvis en kommitté. I sådana fall styrs handlingsoffentligheten av denna gemensamma struktur snarare än av varje ingående myndighet separat. Även här kan osjälvständigheten innebära att arbetsmaterialet inte blir allmänt förrän arbetet avslutas eller dokumentet färdigställs.
Konsekvenser för informationshantering
För professioner inom arkiv, registratur och juridik innebär slutsatserna ett behov av skärpt bedömningsförmåga. Bedömningen av om en handling är allmän kan inte automatiskt grundas på att flera myndigheter har åtkomst till samma digitala yta. Istället krävs en analys av arbetsform, rollfördelning och graden av självständighet.
eSam betonar att även om huvudregeln är att handlingar i system där flera myndigheter deltar ska betraktas som allmänna, finns det legitima undantag. Särskilt när samarbetet funktionellt motsvarar intern beredning.
Ett stöd för den praktiska vardagen
Promemorian är framtagen inom ramen för eSams arbete med digitalt bevarande och syftar till att ge ett tydligare underlag för rättsliga bedömningar. För yrkesverksamma som dagligen hanterar komplexa frågor om registrering, gallring och utlämnande ger den en efterlängtad vägledning — särskilt i en tid där samarbetsplattformar blivit norm snarare än undantag.
Läs mer
Ytterligare information och rapporten finns på eSam:s webbplats: Handlingar på myndighetsgemensamma samarbetsytor – finns situationer när de inte utgör allmänna handlingar?
Om eSam
eSam är ett medlemsdrivet program för samverkan mellan myndigheter. Medlemmarna vill ta tillvara på digitaliseringens möjligheter för att underlätta för privatpersoner och företag och för att använda gemensamma resurser på ett effektivt sätt.
________
Bild: AI-genererad via Google Gemini