Riksarkivet presenterar nu ett remissförslag med uppdateringar i RA‑FS 2021:6. Förslaget innebär bland annat ett omarbetat bilageformat, anpassningar till digitala arbetssätt och ett tydligare ramverk för hur respektive handling ska bedömas och gallras. Syftet är att skapa en mer lättillgänglig och praktiskt användbar struktur som bättre stödjer myndigheternas arkiv- och informationshantering i en tid där digitalisering, informationsflöden och förändrade dokumentationsmiljöer ställer helt nya krav på gallringsprocesserna.
Förtydliganden och modernisering av gallringsreglerna
I det framtagna remissförslaget utvecklar Riksarkivet flera delar av RA‑FS 2021:6 för att bättre spegla dagens digitala arbetsflöden och myndigheternas förändrade informationshantering. En central förändring gäller bilagan, som har fått en omarbetad struktur där två av de tidigare kolumnerna helt tagits bort. I stället återfinns gallringsvillkoren direkt i föreskrifternas paragrafer, medan särskilda villkor anges i en ny kolumn i bilagan. Detta ska göra det tydligare vilka krav som gäller och minska risken för dubbeltydiga tolkningar.
Riksarkivet lyfter även fram att bilagan fortsatt består av aggregerade grupper av handlingar – inte specifika dokumenttyper – vilket skapar större flexibilitet och bättre speglar hur handlingar faktiskt förekommer i myndigheternas verksamheter. Att även handlingar som potentiellt inte utgör allmänna handlingar omfattas av bilagan motiveras med att bedömningarna varierar mellan myndigheter och att ett enhetligt regelverk därför är nödvändigt.
Flera av de föreslagna ändringarna rör dessutom anpassningar till digitala förutsättningar. Detta omfattar både hur handlingar uppstår, hur de hanteras i systemmiljöer samt hur gallringen genomförs när informationsbärare och dokumentformat förändras. Riksarkivet betonar att ändringarna syftar till att förenkla tillämpningen och skapa bättre förutsättningar för korrekta och likvärdiga gallringsbeslut i hela förvaltningen.
Myndigheter och andra berörda aktörer uppmanas att lämna synpunkter senast den 27 april 2026. Remissunderlaget, inklusive promemoria och förslag till uppdaterade föreskrifter, finns att ta del av på Riksarkivets webbplats.
________